Clínica y botiquín común
Botiquín común
El botiquín común es el stock de medicamentos que comparte una sociedad veterinaria y del que sus profesionales retiran producto para usarlo o administrarlo ellos mismos. Esta guía explica cómo se declara, quién puede operarlo, cómo se lleva el inventario por lotes y por qué cada retirada va firmada.
Qué es y cuándo lo necesitas
Cuando una clínica guarda medicamentos para administrárselos ella misma a los animales que atiende, ese stock no es de un veterinario concreto: es de la sociedad, y varios profesionales tiran de él. Eso es un botiquín común, y exige llevar cuenta de qué entra, qué sale, de qué lote y quién lo retiró.
Si tu centro tiene armario de medicación compartido, estás en este supuesto. Cada equipo puede tener más de un botiquín —por ejemplo, uno por sede— y en ese caso se elige con qué botiquín trabajas en la parte superior de la pantalla.
Alta por declaración responsable
El titular declara los datos de la autorización que ya tiene concedida y el botiquín queda operativo al instante. No hay que esperar a que nadie de la plataforma lo apruebe.
Entra en Botiquín y pulsa «Crear botiquín»
Necesitas el permiso de gestión de inventario del equipo, que tienen el propietario, el administrador y el gestor. Si no lo tienes, la pantalla te lo dirá en lugar de mostrarte el formulario.
Ponle nombre
Un nombre que lo distinga si mañana hay otro, por ejemplo «Botiquín Clínica Central».
Designa al responsable
Se elige entre los miembros activos del equipo. Es la persona que responde del botiquín ante la autoridad, y nace con todos los permisos sobre él.
Introduce el expediente y la autoridad que lo otorgó
El número o expediente de la autorización, tal y como figura en la resolución, y el nombre de la consejería o dirección general de tu comunidad autónoma que la concedió. Ambos son obligatorios: sin autoridad informada el botiquín no puede operar.
Marca la declaración responsable
Al marcarla declaras, bajo tu responsabilidad, que el botiquín dispone de esa autorización y que los datos son veraces. Sin esta casilla no hay alta: es lo único imprescindible para poder operar.
Crea el botiquín
Queda operativo de inmediato. Ya puedes dar de alta medicamentos, registrar entradas y retirar.
Aportar la resolución
Desde la pantalla principal del botiquín puedes adjuntar la resolución de autorización en PDF o como imagen. No es obligatorio para operar, pero es lo que permite a un administrador contrastar tu declaración y dejarla marcada como comprobada. El documento se guarda cifrado y solo se abre mediante un enlace temporal.
| Estado que verás | Qué significa | ¿Se puede retirar? |
|---|---|---|
| Declarada por el titular | Estado normal tras el alta. La autorización consta declarada bajo tu responsabilidad. | Sí |
| Contrastada | Un administrador ha revisado además la documentación aportada y la ha dado por buena. | Sí |
| Revocada | La ha retirado la autoridad autonómica, o un administrador ha comprobado que la declaración no se sostiene. | No |
| Pendiente de autorización | Botiquín dado de alta con el modelo anterior, que esperaba una aprobación que ya no existe. | No |
Además del estado, el botiquín tiene que estar activo y, si registraste una fecha de vigencia, no haberse pasado. Una autorización caducada bloquea las retiradas aunque el resto esté correcto.
Botiquines antiguos «pendientes»
Antes, el botiquín nacía en espera de que un administrador lo aprobara. Los que se quedaron en ese estado no son operativos y no se han reinterpretado como válidos de forma automática: su titular nunca llegó a firmar la declaración responsable, y la aplicación no puede darla por hecha en su nombre.
Para regularizarlo, el titular da de alta el botiquín firmando la declaración: nace declarado y operativo. Si necesitas conservar el botiquín existente con todo su historial de movimientos, escribe a soporte: hay una vía para firmar la declaración sobre el botiquín antiguo, pero solo puede activarla su responsable o quien lo creó, porque nadie puede declarar en nombre de otro.
Quién puede hacer qué dentro del botiquín
Los permisos del botiquín son suyos y los decide quien lo gestiona: son independientes del rol que cada uno tenga en el equipo. Un administrador del equipo no opera automáticamente un botiquín del que no es miembro.
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
| Retirar stock | Sacar producto del botiquín y firmar la retirada. Exige además ser veterinario prescriptor habilitado y miembro activo del equipo. |
| Registrar entradas | Dar de alta medicamentos en el inventario y registrar la recepción de mercancía, con su lote y su caducidad. Es también el permiso con el que se adjunta la resolución de autorización. |
| Registrar ajustes | Corregir el inventario con un ajuste: mermas, roturas, recuentos y bajas por caducidad. |
| Gestionar los miembros autorizados | Añadir y quitar a los veterinarios que pueden retirar. |
- El responsable declarado y quien crea el botiquín nacen con los cuatro permisos. Si son la misma persona, aparece una sola vez.
- Un veterinario que se autoriza después nace solo con el permiso de retirar: no puede registrar entradas ni ajustes.
- Consultar el inventario y el libro de movimientos no requiere ningún permiso especial: puede hacerlo cualquier miembro activo del equipo. Lo que se gobierna es escribir, no mirar.
- La autorización no sobrevive a la baja en el equipo: quien deja de ser miembro activo deja de poder retirar, aunque siga figurando en la lista.
El inventario, lote a lote
El inventario no lleva «unidades de un medicamento»: lleva unidades de un lote de un medicamento, con su caducidad. Es lo que permite saber, ante una incidencia, qué envase concreto se administró a qué animal.
Da de alta el medicamento
En «Inventario», añade el medicamento por su nombre y, si lo tienes, su código nacional. Es una ficha vacía: todavía no hay existencias.
Registra la entrada de la mercancía
En «Entradas», elige el medicamento e indica el número de lote, la fecha de caducidad y las unidades recibidas. Puedes añadir una observación, por ejemplo el albarán del proveedor.
Comprueba el saldo por lote
El inventario muestra cada lote con sus unidades disponibles y su caducidad. Los lotes que caducan en los próximos treinta días se marcan en ámbar como «caduca pronto», y los ya vencidos en rojo como «caducado».
Retirar del botiquín
Se llama retirada y no dispensación a propósito. Aquí no se está entregando un medicamento a un particular para que se lo administre: es el propio veterinario quien saca el producto del armario de la sociedad para usarlo o administrarlo él. La receta que documenta esa operación queda firmada y marcada como no dispensable: no habilita a ninguna farmacia ni establecimiento a entregar nada contra ella.
Abre «Retiradas» y elige el medicamento
Solo aparecen los medicamentos del botiquín con existencias. Si el botiquín no es operativo, el formulario está bloqueado y se explica por qué.
Acepta el lote propuesto
La aplicación ordena los lotes por caducidad y propone el que antes vence. Coge físicamente ese envase.
Indica las unidades y, si quieres, el motivo
El motivo o diagnóstico es opcional; por defecto se registra como uso o administración por el veterinario.
Pulsa «Retirar y firmar»
Se genera una receta con su número, firmada por ti, con el lote y las unidades retiradas, y el saldo de ese lote baja en el acto. La confirmación te muestra el número de receta para que puedas localizarla después.
Ajustes: así se corrigen los errores
El libro de movimientos es un registro que solo crece: nada se edita y nada se borra. Si una entrada se registró con más unidades de las recibidas, si se rompe un vial, si el recuento del armario no cuadra o si hay que dar de baja un lote caducado, la corrección es un movimiento nuevo —un ajuste— que se suma a los anteriores.
De ahí que el motivo sea obligatorio: un ajuste es la única forma de mover un saldo sin que haya entrado ni salido mercancía, y quien lo lea dentro de dos años tiene que poder saber por qué se hizo.
Abre «Movimientos» y pulsa «Registrar ajuste»
Ahí ves el historial completo: entradas, retiradas y ajustes, con quién los hizo y cuándo.
Elige el medicamento y el lote
El lote tiene que existir ya en el inventario. Si es mercancía nueva, no es un ajuste: regístrala como entrada, con su caducidad.
Indica la cantidad con su signo
Negativa para restar (merma, rotura, caducidad) y positiva para sumar (un recuento que sale al alza, o la anulación de una salida errónea). No puede ser cero.
Explica el motivo
Obligatorio, y conviene que sea concreto: «rotura de un vial al cargar», «recuento físico del 3 de marzo», «baja del lote caducado».
Todo queda registrado
El alta del botiquín, la declaración que firmaste y su versión, las altas y bajas de veterinarios autorizados, cada entrada, cada retirada, cada ajuste y cada decisión de un administrador sobre la autorización quedan anotados con su autor, su fecha y hora y el valor anterior y posterior. Es un registro que solo admite añadidos, pensado para poder reconstruir cualquier movimiento durante los cinco años que exige el Real Decreto.
Qué hacer si algo falla
| Lo que ves | Por qué pasa y qué hacer |
|---|---|
| El botiquín no es operativo | La autorización está revocada, la vigencia que registraste ya pasó, el botiquín está inactivo, o es uno antiguo que quedó pendiente. No se puede retirar. Mientras tanto sí puedes dar de alta medicamentos y registrar entradas. Para regularizar un botiquín antiguo, firma la declaración responsable dándolo de alta. |
| No estás en la lista de veterinarios autorizados | No tienes el permiso de retirar en este botiquín. Pídeselo a quien gestiona sus miembros autorizados —normalmente el responsable—, que puede autorizarte en un momento. |
| No tienes permiso para esta operación en el botiquín | Te falta el permiso concreto de esa acción: registrar entradas, registrar ajustes o gestionar los miembros. El aviso te dice cuál. Se pide a quien gestiona los miembros del botiquín, no al administrador del equipo. |
| No eres miembro activo del equipo | Tu cuenta está inactiva o pertenece a otro equipo. La autorización del botiquín no sobrevive a la baja en el equipo: pide que te reactiven. |
| El lote indicado no existe | Ese número de lote no está registrado para ese medicamento. Al registrar un ajuste, el aviso te enumera los lotes que sí existen. Si acabas de recibir mercancía, regístrala como entrada con su caducidad, no como ajuste. |
| No hay saldo suficiente en el lote | Pides más unidades de las que quedan. Comprueba el saldo en el inventario. Si el saldo parecía suficiente, puede que un compañero haya retirado del mismo lote a la vez: en ese caso el aviso lo indica y basta con reintentar. |
| El lote está caducado | No se puede retirar producto vencido, aunque queden unidades. Retíralo físicamente y da el lote de baja con un ajuste negativo indicando la caducidad como motivo. |
| Debe retirarse del lote de caducidad más próxima | Has elegido un lote que no es el primero en vencer. El aviso te indica cuál corresponde: coge ese envase y repite la retirada. El lote va firmado en la receta y debe coincidir con lo que sacas del armario. |
| Ningún lote cubre la cantidad solicitada | Hay existencias repartidas entre varios lotes, pero ninguno por separado llega a las unidades pedidas. Haz varias retiradas, una por lote, empezando por el que antes caduca. |
| La caducidad no es válida | La fecha tiene que llevar día, mes y año. Si un lote antiguo se registró con un formato incompleto, quedará bloqueado por prudencia: dalo de baja con un ajuste y vuelve a registrarlo como entrada con la fecha correcta. |
| El ajuste dejaría el saldo en negativo | Estás restando más de lo que hay en ese lote. El aviso indica el saldo actual y el límite. Si lo que falta es de otro lote, ajusta ese. |
| Un ajuste no puede modificar la caducidad | La caducidad la fija la entrada del lote. Da el lote de baja con un ajuste negativo y regístralo de nuevo como entrada con la fecha correcta. |
| Una retirada quedó a medias | Se descontó el stock pero no llegó a emitirse la receta, o al revés. La aplicación lo detecta y lo avisa en lugar de firmar encima. Revisa el libro de movimientos y, si no queda claro, escribe a soporte con el nombre del botiquín y la hora: el registro conserva todo lo ocurrido. |